Émission des relevés d’emploi
Les relevés d’emploi peuvent être enregistrés dans un fichier séquentiel ce qui permet de les imprimer avec le logiciel d’impression du gouvernement fédéral ou encore de les imprimer directement sur le Web à l'aide des fonctions mises à la disposition des utilisateurs par Ressources humaines et du développement des compétences Canada (RHDCC). L'application RE Web permet de transmettre un fichier électronique contenant un ou plusieurs relevés d'emploi.
Le relevé d’emploi comprend les mêmes renseignements que le formulaire gouvernemental. Le formulaire peut être modifié à l'aide du générateur de formulaires s'il est imprimé directement sur le formulaire officiel.
Produire un relevé d'emploi
Sélectionnez le menu Salaires > Salaires > Rapports de paye > Relevé d'emploi.
Dans la première boîte de dialogue, entrez le numéro de l'employé.
Choisissez le mode d'impression :
- Sélectionnez la case Impression de la rémunération assurable pour que les données relatives à la rémunération assurable soient imprimées clairement dans le rapport.
- Sélectionnez la case Impression selon le formulaire du générateur pour utiliser le formulaire fourni par le gouvernement.
- Cliquez sur le bouton Accepter pour afficher la boîte de dialogue Relevé d'emploi pour l'employé et complétez les informations demandées.
Si l'ensemble de la rémunération assurable de l'employé est consécutive, le total est inscrit dans le champ Rémunération assurable totale; sinon, le détail de la rémunération de chaque paye couverte par le relevé est inscrit.
Pour répartir le revenu assurable de l'employé sur toutes les périodes de paye, n'activez pas la case. Cliquez sur le
bouton 
pour sélectionner le nombre de périodes assurables.
Au besoin, modifiez le montant assurable par période.
Cliquez sur l'onglet Autres pour définir les autres montants à inscrire sur le relevé d'emploi : les vacances, les jours fériés ou autres montants dus à l'employé ainsi que le détail de ses primes d'assurance-salaires, s'il y a lieu.
Utilisez les boutons de la barre d'outils pour lancer l'impression du relevé.
Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi
Si vous voulez avoir de l'aide pour remplir les relevés case par case et des indications sur les erreurs à éviter, voir Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi.
Relevé d'emploi Web
Pour participer à ce programme, l'employeur doit préalablement s'inscrire auprès de Ressources humaines et du développement des compétences Canada (RHDCC). Pour plus d'informations sur les modalités d'inscription, communiquez avec un conseiller de votre région.
Produire un relevé d'emploi Web
Dans la boîte de dialogue Relevé d'emploi, saisissez le numéro de l'employé à qui le relevé est émis.
Activez la case Relevé d'emploi Web et indiquez s'il s'agit d'un fichier test ou d'une soumission.
Validez le nom du fichier où doivent s'ajouter les données de l'employé sélectionné.
- Au besoin, donnez un nouveau nom pour identifier le fichier et spécifiez son dossier de classement. (Le fichier doit porter l'extension fichier .blk).
- Sélectionnez l’option Faire le lien vers le site de transmission pour accéder directement au site RHDCC à la fin de la procédure.
Cliquez sur le bouton Accepter.
Le logiciel vérifie si le fichier spécifié existe déjà. Le cas échéant, une confirmation de l’ajout du nouveau relevé dans
le fichier doit se faire. Répondre Non à la question entraîne le remplacement du fichier existant avec les nouvelles données.
Il est possible d'inclure 1000 relevés d'emploi à l'intérieur d'un même fichier.
Transmission du Relevé d'emploi via le Web
Sur le site de Service Canada, volet de gauche, cliquez sur Ouvrez une session de RE Web.
Dans la page d'accès au Relevé d'emploi, section d'ouverture d'une session, cliquez sur Sélection d'un partenaire de connexion ou Poursuivez vers la CléGC et connectez-vous au service.
Dans la page principale RE Web, cliquez sur Télécharger un fichier extrait de la paie.
À l'étape 1, cliquez sur Select. Fichiers et sélectionnez votre fichier.
Votre fichier de relevé d'emploi est prêt à être téléchargé.
Si vous éprouvez des difficultés, vous pouvez consulter l'aide sur le site de Service Canada :
Validation des données
Chaque relevé d'emploi contenu dans le fichier électronique est validé par RE Web. Le tableau Mise à jour des fichiers transférés informe sur le statut de la validation :
- RE créé : Relevé d'emploi soumis et accepté. Un numéro de série est donné au relevé d'emploi.
- RE réussi : Ébauche (fichier test) soumise et validée. Le statut d'ébauche est conservé tant que le relevé n'a pas été soumis. Notez qu'un fichier ébauche est conservé un maximum de 15 jours. Aucun numéro de série n'est donné à une ébauche.
- RE échoué : Relevé soumis à l'intérieur duquel des erreurs ont été détectées (par exemple, un mauvais numéro d'assurance sociale; un champ obligatoire non rempli). Ces relevés peuvent être modifiés en ligne et soumis à nouveau pour validation ou encore être modifiés dans le fichier original. Aucun numéro de série n'est donné à un relevé rejeté.
Consultation et impression des relevés
Les employeurs peuvent consulter et imprimer les relevés d'emploi produits par RE Web des 11 dernières années.
